Pertemuan Ke 2 - Matakuliah RPL - Perencanaan Proyek dan Organisasi Team

 SIKLUS HIDUP PENGEMBANGAN SISTEM

DEFINISI :

Perencanaan Sistem adalah proses membuat sebuah Laporan Perencanaan Sistem yang menggunakan sumber sistem informasi yang berhubungan dan mendukung tujuan bisnis dan operasi organisasi. 

Perencanaan sistem berhubungan dengan perencanaan bisnis

Perencanaan Sistem menyangkut estimasi dari kebutuhan fisik, tenaga kerja dan dana yang dibutuhkan untuk mendukung pengembangan sistem serta operasinya.

SIAPA YANG MERENCANAKAN SISTEM ?

- Kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi dilakukan oleh manajemen puncak karena manajemen menginginkan untuk meraih kesempatan yang ada yang tidak dapat di raih oleh sistem yang lama atau karenasistem yang lama masih mempunyai kelemahan-kelemahan yang perlu diperbaiki  (misal meningkatkan produktivitas, efektivitas dan pelayanan).

- Manajemen puncak sangat berperan dalam perencanaan sistem. Manajemen puncak terdiri dari CIO, CEO, CFO dan eksekutif senior perwakilan kelompok user yang lain.

- Komite ini yang menghubungkan tujuan bisnis dan sistem informasi untuk mencapai tujuannya.

TUJUAN TAHAP PERENCANAAN

Mengidentifikasi dan memprioritaskan : 

- Sistem informasi apa yang akan dikembangkan

- Sasaran yang ingin dicapai

- Jangka waktu pelaksanaan

- Mempertimbangkan dana yang tersedia

- Siapa yang melaksanakan

PROSES PERENCANAAN SISTEM

- Merencanakan proyek-proyek sistem yang dilakukan oleh staf perencana

- Menentukan proyek sistem yang akan dikembangkan, dilakukan oleh komite pengarah

- Menentukan proyek sistem yang dikembangkan oleh analis sistem

TAHAPAN PROSES PERENCANAAN SISTEM

TAHAP PERTAMA ( 7 tahap)

Menetapkan :

a. Tujuan, strategi, taktik perusahaan

Organisasi bisnis bertujuan mendapatkan laba, maka perencanaan sistem harus mendukung untuk meningkatkan laba,  berbeda dengan organisasi sosial untuk mencapai tujuan, perusahaan merencanakan strategi dan taktik.

b. Identifikasi proyek 

ex: 

- SI pengendalian dan pemasaran

- SI distribusi

- SI produksi

c. Sasaran

Apa yang ingin dicapai oleh masing proyek sistem

ex: 

- SI pengendalian dan pemasaran, sasarannya:

- Memberi pelayanan order kepada pelanggan lebih baik

- Meningkatkan pangsa pasar

- SI pengendalian distribusi, sasarannya: mengoptimalkan jalur distribusi sehingga dapat mengurangi biaya distribusi

d. Kendala

- batasan dana

- batasan waktu

- batasan struktur organisasi

e.  Menentukan prioritas proyek sistem

Example: Alasan menentukan prioritas:

Kebutuhan mendesak

Penghematan biaya 

f. Membuat laporan perencanaan sistem

g. Meminta persetujuan managemen

TAHAP KEDUA

Menentukan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan yang dilakukan oleh komite pengarah

1.  Menunjuk team analis

2.  Mengumumkan proyek pengembangan sistem

TAHAP KETIGA : STUDI KELAYAKAN

a. Melakukan studi kelayakan 

Untuk menentukan kemungkinan apakah pengembangan siap dilaksanakan atau dihentikan langkahnya : mencari fakta dari sistem yang sudah ada

b. Teknik pengumpulan data:

- Wawancara

- Observasi

- Questioner

Sampling, melihat sebagian dari seluruh system

c. Data yang dikumpulkan:

- Organisasi

- Personil

- Prosedur kerja

- Lingkungan kerja

ANALISA KELAYAKAN SISTEM

1. Nilai Sistem dapat diukur dengan :

TELOS : Feasibility factors

PDM : Strategic factors

2. Analisis biaya

FAKTOR KELAYAKAN TELOS

“Semakin tinggi nilai faktor kelayakan TELOS, semakin besar pula peluang untuk suatu sistem dapat mencapai kesuksesan.”  

FAKTOR STRATEGI PDM

MEMBUAT USULAN/PROPOSAL PROYEK SISTEM

- Dibuatnya proposal ini adalah untuk perencanaan bisnis. User bekerja sama dengan tim perencanaan membuat proposal proyek sistem. 

- Selain itu juga untuk mengubah masalah menjadi sebuah kesempatan dan mencari cara untuk memanfaatkan teknologi informasi yang baru.

BEBERAPA METODE DALAM ANALISIS PERENCANAAN STRATEGIS

- PEST 

Berdasarkan Politik, Ekonomi, Sosial,  dan Teknologi Umum.

- PLC (Product Life Cycle)

Analisis PLC ada beberapa tahapan seperti, tahap perkenalan (Introduction), tahap pertumbuhan ( Growth), tahap kedeasaan (Maturity), dan penurunan (Decline).

- Analisis SWOT 

Strengths, Weaknesses, Opportunities & Threats.

IDENTIFIKASI KEBUTUHAN SISTEM

a. Menentukan kebutuhan sistem

- Menentukan kebutuhan software & hardware

- Menentukan SDM

- Memperinci biaya

b. Perencanaan Jadwal

- CPM

- GANTT CHART