Pertemuan Ke 4 - Matakuliah RPL - Sistem Berjalan & Kebutuhan Sistem Usulan

 DEFINISI ANALISIS SISTEM

- “Penelitian tentang apakah suatu prosedur atau sistem telah atau belum memenuhi standar untuk meningkatkan efisiensi (system analysis).”

- Prosedur atau proses sistematis yang memungkinkan pengombinasian pertimbangan para pakar dari berbagai bidang ilmu sehingga diperoleh hasil yang sempurna dari kegunaan tiap disiplin; 2 pengamatan mengenai suatu kegiatan, metode, prosedur, atau teknik untuk menentukan manfaat kegiatan tersebut dan cara terbaik untuk memperolehnya.

APA ITU ANALISIS SISTEM?

- Analisis Sistem atau System Analysis adalah suatu teknik atau metode pemecahan masalah dengan cara menguraikan system ke dalam komponen-komponen pembentuknya untuk mengetahui bagaimana komponen-komponen tersebut bekerja dan saling berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan system.

- System Analysis biasanya dilakukan dalam membuat System Design. System Design adalah salah satu langkah dalam teknik pemecahan masalah dimana komponen-komponen pembentuk system digabungkan sehingga membentuk satu kesatuan system yang utuh. Hasil dari System Design merupakan gambaran system yang sudah diperbaiki. Teknik dari System Design ini meliputi proses penambahan, penghilangan, dan pengubahan komponen-komponen dari system semula.

PENGERTIAN ANALISIS SISTEM MENURUT PARA AHLI

Yogiyanto (1995)

“Analisis sistem informasi adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan”.

Kristanto (2003)

“Analisis sistem adalah suatu proses mengumpulkan dan menginterpretasikan kenyataan-kenyataan yang ada, mendiagnosa persoalan dan menggunakan keduanya untuk memperbaiki system”.

LANGKAH - LANGKAH ANALISA SISTEM

Langkah-langkah dalam tahap analisa sistem akan hampir sama dengan yang akan langkah-langkah yang akan dilakukan dalam mendefinisikan proyek-proyek sistem yang akan dibesarkan di tahap perencanaan sistem. Perbedaannya terletak pada ruang-ruang lingkup tugasnya. Di analisa sistem ini, penelitian yang akan dilakukan oleh analisis sistem adalah penelitian terinci, sedang di perencanaan sistem sifatnya hanya penelitian pendahuluan

Di dalam tahap analisa sistem terdapat beberapa langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem, sebagai berikut yakni:

1. Identify, merupakan mengidentifikasikan masalah

2. Understand, merupakan memahami kerja dari sistem yang ada

3. Analyze, merupakan menganalisis sistem

4. Report, merupakan membuat laporan hasil analisis

TUJUAN ANALISA SISTEM

Tujuan analisis sistem informasi yakni utuk merancang sistem baru maupun menyempurnakan sistem yang sudah ada sebelumnya. Berikut ini, tujuan dari analisis keuangan diantaranya yakni :

- Membuat keputusan jika sistem saat ini bermasalah ataupun juga tidak berfungsi dengan baik & hasil analisisnya akan digunakan sebagai dasar untuk memperbaiki sistem.

- Mengetahui ruang lingkup pekerjaan yang akan dapat ditandatangani

- Mengidentifikasi masalah atau mencari pemecah masalahnya

- Mempelajari sistem yang sedang berjalan saat ini.

- Memberikan pelayanan kebutuhan informasi kepada fungsi manajerial di dalam pengendalian pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan

- Membantu para pengambil keputusan

- Mengevaluasi sistem yang telah ada

- Merumuskan tujuan yang ingin dicapai berupa pengolahan data maupun pembuatan laporan baru

- Menyusun suatu tahap rencana pengembangan sistem

TAHAPAN ANALISA SISTEM 

a. Analisa Prosedur Sistem Berjalan

b. Analisis Permasalahan

c. Pemecahan Masalah

d. Usulan Sistem

STUDY KASUS  “ANALISA SISTEM BERJALAN”

- Sistem peminjaman barang inventaris di Kampus dalam hal pertanggung jawabannya dipegang oleh bagian umum. Barang inventaris pada dasarnya dapat dipergunakan oleh semu civitas akademik, oleh karena itu semua civitas akademik yang ingin mempergunakan, haruslah mengajukan permohonan peminjaman tersebut yang ditujukan kepada bagian umum. 

- Proses pemnjaman diawali dengan  menanyakan status inventaris apakah sedang dipinjam atau tidak, bila tidak, maka calon peminjam dapat mengisi form peminjaman inventaris diantaranya ruangan, peralatan, kendaraan, gedung. Bila sudah ada yang meminjam, maka harus mengganti hari lain dan peminjam harus bertemu langsung dengan staff dibagian umum.

- Setelah peminjam mengetahui status daftar  inventaris, kemudian peminjam melakukan konfirmasi kepada bagian umum, lalu peminjam harus membuat surat ijin peminjaman, untuk melakukan  follow up ke bagian umum, setelah bagian umum menyetujui kemudian bagian umum menginput data peminjaman. Dalam prosedur ini, baik calon peminjam dan bagian umum masih menggunakan cara konvensional dengan bantuan aplikasi MS Word dan MS Excell baik dalam melakukan pembuatan surat ijin peminjaman, penginputan data peminjam ataupun membuat surat balasan ijin peminjaman.

1. ANALISA PROSEDUR SISTEM BERJALAN

CALON PEMINJAM  :

- Peminjam melakukan tatap muka ke staff bagian umum untuk mengetahui jadwal inventaris.

- Jika jadwal inventaris kosong, maka peminjam mengisi form peminjam serta data inventaris (ruangan, gedung, peralatan, kendaraan) yang akan dipinjam serta mengajukan surat peminjaman inventaris.

BAGIAN UMUM :

- Peminjam mengajukan surat peminjaman ke bagian umum.

- Bagian umum melihat jadwal status inventaris.

- Bila barang inventaris tersedia untuk dipinjam sesuai dengan tanggal yang diajukan oleh peminjam, maka bagian umum akan menyetujui permohonan yang diajukan oleh peminjam sesuai dengan syarat dan ketentuan yang berlaku.

- Bagian umum melakukan pendataan peminjaman barang inventaris menggunakan aplikasi Ms.Excell.

- Bagian umum menyiapkan dokumen untuk didistribusikan kepada pihak-pihak yang terkait seperti supir, pelaksana umum, security.

- Bagian umum membuat rekap peminjaman inventaris yang akan dilaporkan kepada kaur umum.

2. ANALISIS PERMASALAHAN

 Berdasarkan analisis sistem berjalan diatas, dapat disimpulkan bahwa masih terdapat beberapa permasalahan yang ada pada sistem tersebut. Adapun permasalahannya adalah sebagai berikut:

- Proses peminjaman pada saat ini calon peminjam harus datang langsung ke ruangan bagian umum untuk melihat agenda jadwal inventaris. Hal ini memakan waktu bagi calon peminjam.

- Pembuatan laporan masih dilakukan dengan cara menggunakan kertas/buku. Sehingga data tersebut tidak tersusun dengan baik dan rapi.

Kesulitan dalam melakukan pengolahan data peminjam inventaris.

 

3. PEMECAHAN MASALAH

Melihat dari masalah yang ada dan yang sedang dihadapi tersebut, maka diusulkan pemecahan masalah sebagai berikut:

- Dibuat sistem terkomputerisasi untuk mengelola peminjaman barang inventaris berbasis web.

- Terdapat database yang dapat menyimpan semua data inventaris dan dapat digunakan sebagai media pengolahan data.

- Diterapkan sistem keamanan username/email dan password pada web tersebut , agar tidak sembarang orang yang dapat membuka web tersebut.

4. USULAN SISTEM

Secara umum usulan sistem dalam proses perancangan sistem yaitu akan membuat web peminjaman barang inventaris di Kampus dengan harapan mampu menangani permasalahan yang ada. Semoga web ini dapat membantu dan mempermudah dalam mengatasi masalah yang ada.  Bisa menggunakan  UML (Unifield Modeling Language).

Note : Praktik di Pertemuan Ke-5